政府单位OA项目实施经验谈   关键字：OA、办公自动化、电子政务    发表时间：2006-08-23   协同办公软件在实际中的应用是一个复杂的系统工程，因为其不仅涉及软件产品、而且需规范各部门的业务流程；不仅涉及软件应用而且需协调组织；单是OA软件本身就存在管理领域大、功能齐全、数据关联复杂等特点，与财务软件或其它小型应用软件有本质的区别。 政府部门或企事业单位，要想用好协同办公软件必须进行系统实施。其在实际中的应用效果不仅取决于软件产品的质量，更重要的是对实施过程的控制。因为协同办公软件能否成功应用受诸多环节和诸多因素的影响，事先不进行充分的准备和周密的计划是不可能成功的。   作为一名软件实施工程师，我参与了许多项目的实施，其中有许多是政府部门的OA项目。OA项目实施并没有ERP项目那么复杂，但说简单也不简单。特别是政府部门的OA项目实施有着特殊性，和其他企事业单位有着比较大的区别。   一般，OA项目实施都有一套实施方法论。所有方法论都要围绕一个要点来进行，可以说是指导性原则，那就是：整体规划，分步实施，明确目标，务实操作。下面具体谈谈在实施政府部门OA项目过程中可能遇到的问题以及解决方法。   1、需政府部门领导的重视 OA项目实施是一个系统工程，需要上层领导的重视，需要在组织机构上有所保证，需要进行相关计划的制订和执行。办公自动化的要求层次越高，政府部门工作模式的改变越大，同时触动的东西也越多，实现起来就越困难，所以就越需要领导在制度、人员等方面切实的支持。没有这些保障，办公自动化也只能是一句空话。举个例子：在实施某法院办公自动化OA项目时，该法院为配合OA的实施，成立了信息化建设领导小组，加强信息化工作的组织领导，并下设信息化工作办公室为日常办公机构，由一名主管副院长担任办公室主任，并制定了一系列的规章制度，例如《关于进一步加强信息化建设的决定》、《OA发文须知》等文件，从管理方面进一步有力推动了OA项目的实施进度。   2、抓重点，同时不忽略小事 在OA实施过程中，难免会遇到一些困难，阻碍了实施进程。此时就要分析这些问题是不是影响到整个实施进程，那些关键性的问题就必须加大力度解决，而一些不影响大局的细节可以先放一边。OA实施，最忌讳把大量的时间耗费在某个小问题上，而应该从战略的高度纵观全局，保障整个实施过程顺畅进行，搭建整个系统的框架，然后再在此基础上补充完善。   3、熟悉政府部门现行业务 OA项目实施不理想有一部分原因就是来自于政府现行业务流及管理模式与信息系统兼容的问题。这就需要进行项目的系统调研。只有了解了客户真正的要求，才能有的放矢，实施出符合客户需求的OA系统。调研过程中信息化小组就能起到非常大的作用，可以协调各个部门来配合完成这个工作。实施工程师在调研后根据现行业务流程，结合OA信息系统，可以提出更优化的改进措施，更好地帮助实现办公自动化。   4、循序渐进，分布实施 在系统的推进过程中，要让大家逐渐对系统产生依赖心理。刚开始实施时，可以从日常办公的一些事务流程入手，比如通知公告发布流程、出差申请、请假申请、公文审批等等先在OA系统上实现起来。通过这些常用的流程，慢慢培养政府部门工作人员的电脑操作水平以及对提高对OA系统的认识。   5、培训应与应用相结合 在OA项目实施过程中，注重对用户培训也显得非常重要。毕竟一套再好的OA办公自动化软件如果离开了管理人员和用户的积极参与还是不行的。培训可以分为两种：一是针对系统管理员的培训；二是针对普通用户的培训。尤其要注重系统管理员的培训，因为实施人员不能长期亲临现场为用户解决问题，以后大多数的问题还需要客户方面的系统管理员来解决，所以一定要多花些时间把系统管理员培训明白。另外，还要培训用户分析与处理问题的能力。在遇到问题的时候，首先想到是不是自己机器的问题，然后再找系统管理员来解决，在管理员解决不了的情况下再与我们进行联系解决。这样可以减少我们的很多负担。   OA项目实施，其实并不是一件很容易的事，也许可算是一项挑战，需要一定的信心和勇气。作为一个软件实施人员，只有在平时的工作中不断地积累项目的实施经验，培养自己各方面能力，包括对OA系统的熟悉程度，对客户业务需求的理解、分析解决问题的能力，以及必须的沟通协调能力。